جلسه پیگیری مصوبات کنگره هیرکانیا در تاریخ 27 آبان 1399 با حضور اعضا برگزار گردید. در این جلسه قسمتهای مختلف سایت توسط مهندس کتولی معرفی گردید و قسمتهایی که نیاز به اصلاح داشت ذکر شد.
سپس در مورد نحوه برگزاری کنگره در روز مقرر برنامه ریزی هایی صورت گرفت. بعد از آن در مورد قسمت تبلیغات کنگره و پذیرش تبلیغات در پنل های مختلف مورد بحث و بررسی قرار گرفت. سپس اعضا  در مورد امتیازات بازآموزی کنگره به بحث پرداختند و مقرر گردید که  امتیاز گیری فقط مختص به انکولوژیست ها و هماتولوژیست ها نمی باشد بلکه به تمامی متخصصین داخلی هم امتیاز تعلق میگیرد.به تمام متخصصین تمام رشته های پنل ها امتیاز تعلق می گیرد.کارگاه ها امتیاز بازآموزی جداگانه دارند.
همچنین مقرر گردید پوستر انگلیسی کنگره طراحی گردد تا برای نویسندگان خارج از کشور هم قابل پیگیری باشد.